Guía de acogida
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Guía de acogida a los nuevos trabajadores

10.1 Introducción

En este módulo presentamos los diferentes elementos que constituyen nuestra guía de acogida de nuestra empresa. Nos pueden servir para ello otras presentaciones de las que ya dispongamos: catálogos genéricos, presencia en Internet, catálogos de producto, etc. No debemos olvidar que es importante mantener una coherencia entre la imagen externa y la imagen interna. Este módulo se compone de los siguientes contenidos:

- Misión, visión y valores.

- Breve presentación didáctica de las líneas estratégicas actuales de la empresa.

- Breve historia de la empresa.


10.2 Marco Teórico

No existe una norma científica al respecto pero se puede decir lo siguiente:
El período de integración junto con el Manual de acogida, se han ido introducido paulatinamente en muchas empresas, con ésta aplicación se obtienen unos resultados muy favorables, ya que los objetivos son muy esperanzadores, que pueden ser los siguientes:


- Elevar la imagen de la empresa, ya que transmite a los nuevos colaboradores, signos de seriedad y organización y la creencia de que se valora al personal.

- Hacer sentir al nuevo colaborador más integrado en la empresa.
Conocer en profundidad las características legales y especiales de su relación laboral con la empresa.

- Favorecer la comunicación interna.

- Favorecer la comunicación social del individuo, al relacionarse correctamente en su entorno laboral.

Por este motivo el manual personal entregado al trabajador deberá contener los aspectos señalados en similar orden al indicado.
Si importante es el manual de acogida entregado al trabajador más importante es el manual de acogida interno que deberán tener y conocer los mandos intermedios encargados de realizar el seguimiento e informar al Departamento de Recursos Humanos.
El Manual de acogida interno se puede dividir en cuatro fases, que son: La bienvenida (el trabajador ya conocerá a través del manual de bienvenida los aspectos más importantes de la empresa), el primer día en el trabajo, el segundo día y el seguimiento final. La Guía de Acogida debe dar respuesta a todas las etapas del Plan de Acogida, integrando las políticas y procesos de incorporación de nuevos empleados, así como incluir una serie de herramientas útiles para el Responsable de Recursos Humanos y para los propios empleados. Es un documento de uso interno que va dirigido a los responsables de la empresa, Consejo de Administración, Dirección General y equipo directivo. Representa la materialización del Plan de Acogida, convirtiéndolo en un compromiso real de la Dirección con sus trabajadores que permanece en el tiempo como una parte más de la cultura corporativa de la organización. Todas las empresas deberían redactar su Manual de Acogida.


10.3 Estrategia de acogida

En este apartado hacemos la referencia a la filosofía de la empresa y al mix de actividades formales e informales que la empresa desarrolla durante todo el proceso de acogida y que le dan un estilo propio que nos diferencia de otras compañías.

A) Aspectos sociolaborales

La Ley Orgánica 3/2007, para la igualdad efectiva entre mujeres y hombres, introdujo importantes novedades en al ámbito sociolaboral, al modificarse aspectos importantes del Estatuto de los Trabajadores, de La Ley General
de la Seguridad Social, de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y de la Ley de Procedimiento Laboral.
Entre los cambios normativos hay que destacar, en primer lugar el deber general de las empresas de respetar el principio de igualdad de trato y de oportunidades en el ámbito laboral y con esta finalidad, deberán adoptar
medidas dirigidas a evitar cualquier tipo de discriminación laboral entre mujeres y hombres. Se establece específicamente, el deber de negociar planes de igualdad en las empresas de más de doscientos cincuenta trabajadores.
Los planes de igualdad de las empresas son un conjunto ordenado de medidas, adoptadas después de realizar un diagnóstico de situación, tendentes a alcanzar en la empresa la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres y a eliminar la discriminación por razón de sexo.

B) Sistema de calidad

La filosofía de la Calidad Total proporciona una concepción global que fomenta la Mejora Continua en la organización y la involucración de todos sus miembros, centrándose en la satisfacción tanto del cliente interno como del externo. Podemos definir esta filosofía del siguiente modo: Gestión (el cuerpo directivo está totalmente comprometido) de la Calidad (los requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) Total (todo miembro de la organización está involucrado, incluso el cliente y el proveedor, cuando esto sea posible).

C) Gestión de prevención

La Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales junto con el Real Decreto39/1997, que aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, son el marco legal por la que se determina el cuerpo básico de garantías y responsabilidades preciso para establecer un adecuado nivel de protección de la salud de los trabajadores frente a los riesgos derivados de las condiciones de trabajo.
En aplicación del capítulo III de dicha Ley, el empresario está obligado a adoptar cuantas medidas sean necesarias para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores. Estas obligaciones del empresario se deben realizan a través de la gestión de la prevención de riesgos laborales
(SGPRL).
Asimismo, el RD 39/1997, por el que se aprueba el Reglamento de los servicios de Prevención, establece en su art.29.2 la obligación, por parte de las empresas que tengan un servicio de prevención propio, de someter su Sistema de Gestión de Riesgos Laborales al control de una auditoria o evaluación externa. Dicha auditoria se repetirá cada 5 años, o cuando así sea.

D) Sistema de gestión ambiental

La implantación de un Sistema de Gestión Ambiental puede suponer, aparte de beneficios ecológicos, los siguientes beneficios económicos:


- Mejora de la gestión empresarial y rendimiento de la actividad empresarial

- Ahorro de costes a corto/largo plazo a través de control y reducción de materias primas, energía y agua, residuos etc.

- Mejora de imagen y posibilidades de marketing

- Cumplimiento de la legislación y mejora de las relaciones con la Administración medioambiental.

- Aumento de la motivación de los empleados

- Anticipación al mercado y a las exigencias futuras

En definitiva, la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental representa beneficios económicos derivados de la sustitución de soluciones costosas de última hora por una protección preventiva del medio ambiente.

E) Sistema de información


- Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.


- Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).


- Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.


- Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

F) Gestión de personas

Sostenemos que la capacidad de gestión del personal -deriva de los stocks de recursos existentes en la empresa, del nivel de información, habilidades y conocimientos de los empleados y organización para acumular nuevos recursos tangibles e intangibles. Estos recursos se hacen visibles por medio de las -prácticas empresariales- que son utilizados en los procesos de transformación para crear productos y servicios que tengan valor para clientes internos y externos.
En concreto, factores que determinan las consecuencias de hacer bien un trabajo, o completar bien un proceso o sistema productivo de la organización. Los recursos específicos como las prácticas empresariales son fuente de rentabilidad -fundamentalmente- desde el momento en que pasan a formar el perfil de la empresa y poseen un carácter idiosincrásico que dificulta su movilidad.
No se trata de respaldar un modelo que desarrollo a las personas de un modo instrumental, sino un modelo que refleje ambos intereses: personas y empresa. Las organizaciones que debiéramos crear son aquellas que desarrollan a las personas en el mismo plano que el éxito financiero (Pfeffer, 1998), empresas que ayuden al trabajador a encontrar un significado en su trabajo, que tengan la oportunidad de aprender y crecer, que reciban reconocimientos y compensaciones justas, que sepan lo que sucede en la empresa y que tengan las herramientas para decidir cómo hacer su trabajo. Ver el desarrollo de la gente como un medio para los fines de la organización desvaloriza la relación que puede existir entre el individuo y las empresas. Por lo tanto, un mapa mental que delinee un esquema orientado a desarrollar integralmente a un individuo y su familia, es un buen desafío en este nuevo milenio.

Las prácticas empresariales requieren la presencia de ciertas capacidades para ser explotadas. Éstas las hemos clasificado en cuatro categorías:


- Prácticas de trabajo: Cuya relación esta directamente relacionada con los factores operativos

- Prácticas de desempeño: Medición de las desviaciones entre lo que hacemos y lo que tenemos que hacer.

- Prácticas relacionadas con los mecanismos de aprendizajes, adquiridos, creados y validados en la organización.

- Prácticas relacionadas con los reconocimientos y compensaciones.


H) Seguimiento y valoración de resultados

Así como las consecuencias positivas y negativas de dicho seguimiento, prevemos unos indicadores para medir los resultados y evaluar a los nuevos trabajadores en las diferentes etapas del proceso de acogida.


10.4 Aplicación práctica

La mayoría de nuevos colaboradores llegan a su primer día de trabajo con gran entusiasmo e inquietud, a este interés puede dársele un uso positivo o negativo para la organización.
Principalmente es fundamental causar buena impresión, y que esta sea positiva durante el período de integración del empleado.

Nuestra acogida planificada y organizada mostrará que se controla la situación y que la organización tiene unos niveles definidos de calidad.
Todo lo que suceda en los primeros días, influirá de forma importante en las impresiones del nuevo empleado. Éstas llegarán a los amigos, a la familia y a los ex-compañeros de su anterior trabajo, con lo que se sabrá todo lo "bueno y lo malo" de la empresa donde a ingresado a trabajar. De ahí, toda acogida de cualquier nuevo empleado, es el reflejo de la empresa, tanto en los productos, como en los servicios que se ofrecen al mundo externo.
Una acogida mal planteada o su inexistencia puede convertir con rapidez a un empleado cuidadosamente reclutado y seleccionado, en una estadística de rotación. Esto implica más trabajo para la organización, ya que será necesario empezar nuevamente con todo el proceso de selección.

Por otra parte, una acogida bien planteada y ejecutada, dará como resultado menos errores y una mejor comprensión de los objetivos y resultados que se espera del candidato; esto puede incidir en el mejoramiento del servicio al cliente, de la relaciones entre empleados, en la productividad, mejora la motivación de los empleados, ahorra malentendidos, frena la rotación de la plantilla, entre otros factores donde puede incidir.

Nuestro departamento de Recursos Humanos ha diseñado un plan de acogida para nuevas incorporaciones, que incluye información veraz y útil para el nuevo integrante.
El plan comienza antes de la entrada a la empresa, pues en la entrevista realizada se debe entregar información verídica sobre lo que se espera del aspirante al puesto de trabajo.
Existe también un manual de acogida, el cuál facilita el conocimiento sobre la filosofía de la empresa. Éste debe ser renovado anualmente y puede ser difundido por la intranet de la empresa u otro medio de comunicación utilizado.

Si es necesario, es recomendable contar con un periodo formativo con el objetivo de integrar al nuevo trabajador a las tareas que realizará, con el fin de que se le hagan familiares y cuente con los conocimientos básicos sobre su nuevo trabajo.

El plan de acogida que se realice debe reconocer las necesidades personales del nuevo empleado, como es la conciliación de la vida personal y laboral, pese a que pocas empresas se fijan en eso, se trata de un punto fundamental a la hora de buscar.


El guión de nuestra empresa es el siguiente:


Introducción


El guión es aquel/la texto o carta de presentación escrito por parte de la Dirección General en el que se resumen los objetivos y la importancia que la empresa otorga a su equipo humano y profesional.


Metodología


- El objetivo general del proceso de acogida desarrollado por la empresa.

- Proceso de acogida: Incluye las etapas o fases expuestas en el Plan de Acogida:

o Fase de bienvenida

o Fase de incorporación

o Fase de formación

o Fase de rotación de puestos

o Fase de desempeño de la actividad

o Fase de evaluación de los empleados


Información de la empresa promotora del plan:


- Presentación de la empresa

- Misión, visión, valores…

- Órganos de gobierno

- Organigramas

- Áreas de actuación

- Retos estratégicos

- Principales proyectos en curso

- Entorno de la empresa (mercado, competidores, etc…)


10.5 Conclusiones y recomendaciones


Resulta evidente que el éxito del programa de acogida está en función del interés que muestren las personas responsables del mismo. No existe un número de responsables preestablecido, pero estará en función de la envergadura de la organización. A pesar de ello, se pueden distinguir dos figuras en el proceso de acogida: el orientador y el tutor. El orientador será responsable de las cuestiones puras de la relación laboral, como son el contrato de trabajo, la retribución, la nómina, la documentación escrita, el cómputo de las vacaciones, etc. Esta competencia suele y debe ser compartida por los miembros del departamento de Recursos Humanos, pudiendo ser retomada por el mando inmediato del nuevo trabajador, en el caso de ausencia de departamento de Recursos Humanos en la empresa. Por otro lado, el tutor debe pertenecer al departamento que acoge al nuevo empleado, y es el responsable de poner en práctica el plan de acogida, realizar la labor de seguimiento, supervisar la etapa de formación en el puesto y, en definitiva, facilitar la integración del empleado. Dadas las responsabilidades del tutor, el mando inmediato es la persona más adecuada para desempeñar esta figura. Por supuesto, parte de estos cometidos, sobre todo los que hacen referencia a las tareas concretas, pueden ser objeto de delegación en alguno de los compañeros del nuevo colaborador, el cual se preocupará de integrarlo en el grupo. Pero el mando inmediato sigue siendo el responsable de la acogida, y siempre deberá disponer un tiempo para dedicar al nuevo empleado, especialmente en el primer momento de la incorporación y después, cuando se haya familiarizado con su trabajo. Para gerencia, directivos, tutores, mentores y todas las personas involucradas en el proceso de acogida para nuevos empleados.

El Plan de auto integración, el Plan de Acogida y el Manual de Acogida completan una trilogía enfocada a facilitar y controlar el comienzo de una nueva etapa para todos los que participan en ella: el aterrizaje en la empresa.

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